Εύκολος οδηγός επεξήγησης για το GDPR: όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να παραμείνετε συμμορφούμενοι

Πώς να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τον GDPR

Με περισσότερες πληροφορίες από ποτέ να είναι αποθηκευμένες στο διαδίκτυο, η κλοπή δεδομένων και οι παραβιάσεις της ασφάλειας συνεχίζουν να αυξάνονται. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, είστε υπεύθυνος για την προστασία τα περιουσιακών σας στοιχείων, καθώς και για τις πληροφορίες των πελατών σας.

Εδώ έρχεται να παίξει τον ρόλο της η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασίας Δεδομένων (GDPR) για την αποθήκευση δεδομένων. Ανεξάρτητα από το πού λαμβάνει χώρα η εργασία, ο GDPR έχει αυστηρούς κανόνες για να διασφαλίσει ότι οι επιχειρήσεις κάνουν το μέγιστο για την προστασία των δεδομένων των καταναλωτών. Επομένως, είτε εργάζεστε στο γραφείο είτε εργάζεστε από το σπίτι σας, είναι σημαντικό τόσο για εσάς, όσο και για την ομάδα σας να κατανοήσετε τις ευθύνες σας όσον αφορά τη συλλογή, την αποθήκευση και τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων.

Ας δούμε μερικές απλές αρχές προστασίας αποθήκευσης δεδομένων.

Τι είναι ο GDPR;

Πριν ξεκινήσουμε, είναι σημαντικό να δούμε πρώτα τι καλύπτει ο GDPR. Ο GDPR εισήχθη για πρώτη φορά το 2018 και εφαρμόζεται σε όλη την Ευρώπη, είναι ένας από τους πιο αυστηρούς νόμους περί απορρήτου και ασφάλειας στον κόσμο. Έχει σχεδιαστεί για να παρέχει σε κάθε άτομο τη δύναμη να ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται, χρησιμοποιούνται, αποθηκεύονται και προστατεύονται τα δεδομένα του τόσο στο διαδίκτυο όσο και εκτός σύνδεσης καθώς επίσης περιορίζει το τι μπορούν να κάνουν οι οργανισμοί με τα δεδομένα αυτά. Μερικά από τα παραδείγματα δεδομένων που ρυθμίζονται στον GDPR μπορεί να είναι από το όνομα και τη διεύθυνση ενός ατόμου μέχρι οποιαδήποτε πληροφορία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ταυτοποίηση του.

Πώς επηρεάζει την εργασία από το σπίτι;

Η πρόσθετη πολυπλοκότητα της απομακρυσμένης εργασίας μπορεί να κάνει πιο δύσκολη την αποφυγή παραβιάσεων, καθώς οι πληροφορίες συχνά μεταφέρονται και αποθηκεύονται μεταξύ πολλών συσκευών.

Για αρχή, η χρήση προσωπικών συσκευών (όπως προσωπικό κινητό ή υπολογιστή) εγκυμονεί τον κίνδυνο της ανάμειξης των δεδομένων της επιχείρησής σας με τα προσωπικά σας στοιχεία. Παρότι το να εργάζεστε από τον φορητό σας υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας μπορεί να είναι πιο βολικό, αν δεν είναι απόλυτα ασφαλές, θα μπορούσε να αφήσει ανοιχτή την πόρτα στην παραβίαση δεδομένων.

Επομένως, το να κάνετε κλικ σε άγνωστους συνδέσμους, το άνοιγμα συνημμένων από άτομα που δεν γνωρίζετε ή η επίσκεψη σε μη ασφαλείς ιστότοπους αποτελούν απειλές που πρέπει να γνωρίζετε. Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε ασφαλή τα δεδομένα που συλλέγει η επιχείρησή σας είναι να δώσετε στο προσωπικό σας εγκεκριμένους φορητούς υπολογιστές και τηλέφωνα, ή να θέσετε σαφείς οδηγίες ασφαλείας που πρέπει να εφαρμόζονται σε όλες τις προσωπικές συσκευές.

Βέλτιστη πρακτική αποθήκευσης πληροφοριών

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η συλλογή και η χρήση πληροφοριών εκτός γραφείου δεν παραβιάζει τους κανόνες GDPR, αλλά όλες οι πληροφορίες πρέπει να προστατεύονται από πιθανούς κινδύνους, ανεξάρτητα από το πού είναι αποθηκευμένες.

Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε αυτά τα δεδομένα ασφαλή είναι μέσω ενός λογισμικού κρυπτογράφησης. Αυτό το λογισμικό διασφαλίζει ότι όλες οι προσωπικές πληροφορίες παραμένουν ασφαλείς όταν τις κοινοποιείτε στην επιχείρησή σας και επιπλέον εξασφαλίζει ότι μόνο τα κατάλληλα άτομα μπορούν να τις διαβάσουν. Το Security Guardium Data Encryption (GDE) της IBM είναι ένα δημοφιλές λογισμικό για την προστασία και τον έλεγχο των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε δεδομένα.

Ένας άλλος τρόπος για να διατηρήσετε τις πληροφορίες ασφαλείς είναι να χρησιμοποιήσετε ένα VPN (εικονικό ιδιωτικό δίκτυο). Ουσιαστικά, η χρήση ενός VPN συγκαλύπτει τα δεδομένα σας στο διαδίκτυο και τα προστατεύει από επίδοξους χάκερ. Εάν επιλέξετε αυτόν τον τρόπο, το NordLayer, το Express VPN και το Surfshark χρησιμοποιούνται ευρέως για την προστασία και τη διασφάλιση της ανωνυμίας της κυκλοφορίας στον ιστό, επιτρέποντας την ασφαλή κοινή χρήση δεδομένων.

Εκπαίδευση κινδύνων και συμμόρφωσης

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να μειώσετε τον κίνδυνο είναι να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει πώς να διατηρεί ασφαλή προσωπικά και εταιρικά δεδομένα. Η επίγνωση σχετικά με τους πιθανούς κινδύνους θα πρέπει να είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με αυτό. Επενδύοντας σε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα και καθιστώντας υποχρεωτική την παρακολούθησή του από την ομάδας σας, μπορείτε να τους διδάξετε πώς να εντοπίζουν και να αποτρέπουν έναν πιθανό κίνδυνο για να βοηθήσετε στην εξάλειψή του στην πηγή.

Τα περισσότερα εκπαιδευτικά προγράμματα GDPR είναι επί πληρωμή, για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας έχει τις πιο ενημερωμένες και ακριβείς πληροφορίες. Και παρόλο που αυτό μπορεί να φαίνεται ως περιττό κόστος, θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει χιλιάδες σε χρεώσεις εάν η ομάδα σας δεν συμμορφώνεται με τον GDPR. Αυτό το διήμερο πρόγραμμα παρέχει μια πλήρη εισαγωγή σε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τον GDPR.

Ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται, κάθε μέλος της ομάδας είναι υπεύθυνο στο να διασφαλίζει ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες αποθηκεύονται με ασφάλεια. Σε τελική ανάλυση, μια παραβίαση δεδομένων δεν θα έχει μόνο τεράστιες επιπτώσεις στο πλαίσιο του GDPR, αλλά και οι πελάτες θα χάσουν επίσης την εμπιστοσύνη στην επιχείρησή σας. Επομένως, για να προστατεύσετε τη φήμη της επιχείρησής σας, η δημιουργία μιας ασφαλούς διαδικασίας για την αποθήκευση δεδομένων είναι το κλειδί, όμως αυτό από μόνο του δεν σημαίνει ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τον GDPR.

Ακολουθώντας τα απλά βήματα που έχουμε ορίσει εδώ, μπορείτε να μεταβείτε από την αντίδραση στην πρόληψη. Η μείωση των κινδύνων ασφαλείας πριν προκύψουν είναι ένας εύκολος τρόπος για να ξεκινήσετε να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις αποθήκευσης GDPR και να προστατεύετε τους πελάτες σας.

Υπάρχουν πολλά περισσότερα από όσα συνεπάγεται η συμμόρφωση με τον GDPR. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, η ομάδα των φιλικών μας Ψηφιακών Συμβούλων V-Hub είναι εδώ για να σας βοηθήσει με δωρεάν καθοδήγηση ένας προς έναν.

Θέλεις να ανακαλύψεις ψηφιακά εργαλεία και λύσεις που θα σε βοηθήσουν να αποθηκεύεις και να μοιράζεσαι με ασφάλεια τα εταιρικά σου δεδομένα?