Πώς να δημιουργήσεις μια πολιτική BYOD

Αν και το BYOD δεν είναι κάτι καινούργιο, συχνά η διαχείρισή του είναι ελλιπής.

Αν η ομάδα σου χρησιμοποιεί ήδη τα κινητά και τα laptop της για τη δουλειά, είναι καιρός να βεβαιωθείς ότι έχεις μια σαφή πολιτική για την προστασία της επιχείρησής σου. Θα σου δείξουμε αναλυτικά πώς να δημιουργήσεις μια ισχυρή πολιτική bring your own device (BYOD).

Τι είναι η πολιτική BYOD;

Μια πολιτική BYOD καθορίζει πώς και πότε οι ομάδες σου μπορούν να χρησιμοποιούν τα κινητά, τα tablet ή τα laptop τους για πρόσβαση σε εταιρικά συστήματα, δεδομένα και εφαρμογές.

Περιγράφει τι επιτρέπεται, τι όχι, και πώς θα διατηρήσεις την επιχείρησή σου ασφαλή, δίνοντας παράλληλα στους ανθρώπους σου την ευελιξία να εργάζονται με τις δικές τους συσκευές.

Εκτός από τον έλεγχο που προσφέρει, ενισχύει την παραγωγικότητα, προστατεύει τις ευαίσθητες πληροφορίες και σε βοηθά να βρεις την ισορροπία μεταξύ πρόσβασης και υπευθυνότητας.

Οφέλη και προκλήσεις του BYOD

Το να δίνεις στην ομάδα σου την ελευθερία να χρησιμοποιεί τις δικές της συσκευές για τη δουλειά μπορεί να έχει μεγάλα οφέλη για την επιχείρησή σου, αλλά υπάρχουν και πιθανά μειονεκτήματα. Ορίστε μερικά από τα υπέρ και τα κατά.

Τα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Χαμηλότερο κόστος: Λιγότερες συσκευές για αγορά και συντήρηση σημαίνει μικρότερη πίεση στον IT budget σου.

• Πιο χαρούμενες ομάδες: Στους ανθρώπους αρέσει να χρησιμοποιούν τις δικές τους συσκευές (και συνήθως τις προσέχουν περισσότερο).

• Μεγαλύτερη ευελιξία: Το BYOD υποστηρίζει την απομακρυσμένη και την υβριδική εργασία χωρίς επιπλέον hardware (κάτι που βοηθά στην προσέλκυση και διατήρηση ταλαντούχων ατόμων).

• Επιχειρησιακή συνέπεια: Με πρόσβαση σε βασικά συστήματα από πολλές συσκευές και τοποθεσίες, η ομάδα σου μπορεί να συνεχίσει να εργάζεται ακόμα κι αν συμβεί κάτι απρόοπτο.

• Επεκτασιμότητα: Καθώς η επιχείρησή σου μεγαλώνει, το BYOD διευκολύνει το γρήγορο onboarding νέων ατόμων, χωρίς να χρειάζεται να αγοράσεις ή να παρέχεις νέες συσκευές.

Οι προκλήσεις μπορεί να είναι:

• Κενά ασφαλείας: Σε αντίθεση με το εταιρικό hardware, οι προσωπικές συσκευές μπορεί να μην έχουν τα πιο πρόσφατα security patches, antivirus ή προστασία από phishing και malware.

• Κίνδυνοι για το απόρρητο των δεδομένων: Χωρίς τους κατάλληλους ελέγχους, ευαίσθητα επιχειρηματικά δεδομένα θα μπορούσαν να καταλήξουν σε προσωπικούς αποθηκευτικούς χώρους ή να είναι προσβάσιμα μέσω μη ασφαλών ή δωρεάν δημόσιων δικτύων.

• Προκλήσεις συμμόρφωσης: Αν δραστηριοποιείσαι σε έναν αυστηρά ρυθμιζόμενο κλάδο, το BYOD θα μπορούσε να περιπλέξει τον τρόπο με τον οποίο ανταποκρίνεσαι στα πρότυπα προστασίας δεδομένων, όπως το GDPR ή άλλοι τοπικοί κανονισμοί.

Γιατί η επιχείρησή σου χρειάζεται μια πολιτική BYOD

Μια πολιτική BYOD σε βοηθά να προστατεύσεις τα δεδομένα της επιχείρησης και των πελατών σου, θέτει σαφείς προσδοκίες και διασφαλίζει ότι συμμορφώνεσαι με τις νομικές υποχρεώσεις και τις υποχρεώσεις ασφαλείας.

Μπορεί κάποιος να ελέγξει τα email της δουλειάς στο κινητό του; Τι γίνεται αν το κινητό του χαθεί ή κλαπεί; Χρειάζεται να εγκαταστήσει εταιρικό software; Χωρίς σαφείς οδηγίες, ο καθένας κάνει ό,τι νομίζει καλύτερο, και κάπου εκεί αρχίζουν τα προβλήματα.

Μια καλή πολιτική BYOD σου ξαναδίνει τον έλεγχο και διασφαλίζει ότι όλοι είναι συντονισμένοι.

Τι είναι η πολιτική αποδεκτής χρήσης για το BYOD;

Μια πολιτική αποδεκτής χρήσης διαχειρίζεται όλες τις «γκρίζες ζώνες» που συχνά προκύπτουν όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για τη δουλειά. Εκτός από το ότι προστατεύει την επιχείρησή σου, βοηθά τους ανθρώπους σου να καταλάβουν πού βρίσκονται τα όρια.

Συνήθως περιλαμβάνει:

• Ποιος είναι εξουσιοδοτημένος και ποιες συσκευές επιτρέπονται.

• Μέτρα ασφαλείας όπως encryption, προστασία με κωδικό πρόσβασης ή software updates.

• Σε ποιες εφαρμογές ή συστήματα μπορούν να έχουν πρόσβαση.

• Πώς χρησιμοποιούν ή μεταφέρουν δεδομένα.

• Τι θεωρείται κατάχρηση και ποιες είναι οι συνέπειες.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλεις να περιορίσεις την πρόσβαση σε συγκεκριμένα συστήματα ή ιστοσελίδες ή να απαγορεύσεις τη μεταφορά αρχείων σε προσωπικό cloud storage.

Όποιοι κι αν είναι οι κανόνες σου, διατύπωσέ τους με σαφήνεια και βεβαιώσου ότι είναι εύκολο να τους ακολουθήσει κανείς.

Πώς θα γράψω μια πολιτική BYOD;

Οι καλύτερες πολιτικές BYOD αντικατοπτρίζουν το μέγεθος της επιχείρησής σου, το προφίλ κινδύνου, τα συστήματά σου και τον τρόπο που λειτουργείς.

Δες πώς να ξεκινήσεις:

1. Αξιολόγησε τους κινδύνους

Προσδιόρισε τι διακυβεύεται. Σε ποια συστήματα χρειάζονται πρόσβαση οι εργαζόμενοι; Ποια είναι τα πιο ευαίσθητα δεδομένα στα οποία θα μπορούσαν να φτάσουν; Πού υπάρχουναδυναμίες;

2. Καθόρισε το πεδίο εφαρμογής

Αποφάσισε σε ποιες συσκευές και ρόλους θα ισχύει η πολιτική. Θα περιλαμβάνει μόνο smartphones; Laptops; Εξωτερικούς συνεργάτες εκτός από την ομάδα σου;

3. Δημιούργησε τους κανόνες αποδεκτής χρήσης

Εξήγησε τι ακριβώς επιτρέπεται, τι περιορίζεται και τι απαγορεύεται. Σκέψου τη χρήση τωνεφαρμογών, την πρόσβαση στο δίκτυο, την κοινή χρήση δεδομένων και τους κανόνες αποθήκευσης.

4. Όρισε τις απαιτήσεις ασφαλείας

Συμπερίλαβε οποιοδήποτε υποχρεωτικό software (όπως antivirus ή VPN), τα ελάχιστα πρότυπα για τους κωδικούς πρόσβασης και αν απαιτείται two-factor authentication. Καλό είναι επίσης να διευκρινίσεις τι συμβαίνει αν μια συσκευή χαθεί ή κλαπεί, καθώς και τυχόν απαιτήσεις εκπαίδευσης της ομάδας.

5. Σχεδίασε την εφαρμογή

Βεβαιώσου ότι η ομάδα σου γνωρίζει για τη νέα πολιτική, πού θα τη βρει και πού μπορεί να απευθυνθεί για βοήθεια.

6. Κράτα το απλό

Σύνταξέ τα όλα σε απλή γλώσσα. Αν οι εργαζόμενοί σου δεν καταλαβαίνουν την πολιτική σου, δεν θα την ακολουθήσουν.

Η ύπαρξη μιας πολιτικής BYOD είναι μια έξυπνη επιχειρηματική κίνηση. Βοηθά στην προστασία των συστημάτων, των δεδομένων και των ανθρώπων σου, επιτρέποντάς τους να εργάζονται από οπουδήποτε.

Θέλεις περισσότερη βοήθεια για τη δημιουργία της πολιτικής BYOD σου; Οι V-Hub Digital Advisers μας είναι εδώ για να σε βοηθήσουν.