Τι είναι ο GDPR; Όλα όσα πρέπει να γνωρίζεις για την SME σου

Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, είναι νομική σου υποχρέωση να κατανοείς πώς να διαχειρίζεσαι υπεύθυνα τα προσωπικά δεδομένα. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) θέτει το χρυσό πρότυπο για την ιδιωτικότητα και την προστασία των δεδομένων των πελατών στο Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Τι είναι όμως στην πραγματικότητα ο GDPR και τι σημαίνει για την επιχείρησή σου;

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε τι είναι ο GDPR, θα περιγράψουμε τι θεωρείται προσωπικό δεδομένο, θα εξηγήσουμε τους κανόνες για την αποθήκευσή του και πώς η SME σου μπορεί να παραμείνει συμμορφωμένη.

Τι είναι ο GDPR με απλά λόγια;

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) είναι ένα νομικό πλαίσιο που καθορίζει πώς οι οργανισμοί συλλέγουν, αποθηκεύουν και χρησιμοποιούν τα προσωπικά δεδομένα. Εφαρμόστηκε στην ΕΕ τον Μάιο του 2018 και στοχεύει στην προστασία της ιδιωτικότητας των ανθρώπων, δίνοντάς τους περισσότερο έλεγχο στα δεδομένα τους.

Είτε έχεις μια startup ενός ατόμου είτε 100 υπαλλήλους, πρέπει να συμμορφώνεσαι εάν διαχειρίζεσαι δεδομένα πελατών (όπως email και στοιχεία πληρωμής). Αν δεν το κάνεις, μπορεί να σου επιβληθούν πρόστιμα έως και 20 εκατομμύρια ευρώ ή έως και 4% του παγκόσμιου κύκλου εργασιών.

Πότε τέθηκε σε ισχύ ο GDPR;

Ο GDPR τέθηκε επίσημα σε ισχύ στις 25 Μαΐου 2018. Από τότε, οι επιχειρήσεις κάθε μεγέθους πρέπει να προσέχουν πώς διαχειρίζονται και προστατεύουν τα δεδομένα των πελατών.

Τι θεωρείται προσωπικό δεδομένο σύμφωνα με τον GDPR;

Σύμφωνα με τον GDPR, ως προσωπικό δεδομένο χαρακτηρίζεται κάθε πληροφορία που μπορεί άμεσα ή έμμεσα να ταυτοποιήσει ένα άτομο. Αυτό περιλαμβάνει:

• Άμεσα αναγνωριστικά στοιχεία: ονόματα, αριθμοί τηλεφώνου, διευθύνσεις email και ταχυδρομικές διευθύνσεις

• Έμμεσα αναγνωριστικά στοιχεία: διευθύνσεις IP, device IDs και δεδομένα cookie

• Δεδομένα ειδικής κατηγορίας: αρχεία υγείας, φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικές πεποιθήσεις και βιομετρικά δεδομένα

Τα επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας που συνδέονται με έναν οργανισμό ενδέχεται να μην λογίζονται ως προσωπικά δεδομένα, εκτός αν αποκαλύπτουν και κάτι για ένα άτομο. Για παράδειγμα, το johnsmith@business.com δεν θεωρείται προσωπικό δεδομένο, ωστόσο το johnsmith@gmail.com θεωρείται, καθώς είναι προσωπική διεύθυνση email.

Είναι απαραίτητο να κατανοήσεις τι συνιστά προσωπικό δεδομένο σύμφωνα με τον GDPR, για να βεβαιωθείς ότι παραμένεις σε συμμόρφωση και να αποφύγεις πιθανές παραβιάσεις δεδομένων.

Για πόσο καιρό μπορούν να αποθηκευτούν τα προσωπικά δεδομένα;

Ενώ ο GDPR δεν θέτει χρονικό όριο για το πόσο καιρό μπορούν να διατηρούνται τα προσωπικά δεδομένα, ορίζει ότι πρέπει να αποθηκεύονται μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο. Μόλις τα δεδομένα δεν χρειάζονται πλέον για τον αρχικό σκοπό, για παράδειγμα όταν ένας πελάτης διαγράφεται από ένα newsletter, πρέπει να διαγράφονται με ασφάλεια ή να καθίστανται ανώνυμα.

Συνοπτικά, το πόσο καιρό τα διατηρείς εξαρτάται από τις ανάγκες της επιχείρησής σου—αλλά θα χρειαστείς μια σαφή πολιτική διατήρησης (retention policy) που να εξηγεί τη χρονική περίοδο.

Ποιες είναι οι 7 βασικές αρχές του GDPR;

Στην καρδιά του GDPR βρίσκονται επτά βασικές αρχές που κάθε επιχείρηση πρέπει να ακολουθεί:

1. Διαφάνεια: Να είσαι σαφής για το πώς και γιατί χρησιμοποιείς προσωπικά δεδομένα.

2. Σκοπός: Να συλλέγεις δεδομένα μόνο για συγκεκριμένους και νόμιμους λόγους.

3. Ελαχιστοποίηση δεδομένων (Data minimisation): Να συλλέγεις μόνο ό,τι πραγματικά χρειάζεσαι.

4. Ακρίβεια: Να διατηρείς τα προσωπικά δεδομένα ενημερωμένα και να διορθώνεις γρήγορα τα λάθη.

5. Περιορισμός αποθήκευσης: Μην κρατάς τα προσωπικά δεδομένα περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο.

6. Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα: Να έχεις μέτρα ασφαλείας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων από παραβιάσεις.

7. Λογοδοσία: Πρέπει να μπορείς να αποδείξεις πώς συμμορφώνεσαι με τον GDPR.

Πώς να συμμορφωθείς με τον GDPR

Ξεκίνα κάνοντας έναν έλεγχο (audit) στα προσωπικά δεδομένα που συλλέγεις, εξετάζοντας τις πληροφορίες που αποθηκεύεις, πού τις φυλάς και τους λόγους για τους οποίους τις έχεις.

Ορίστε μια χρήσιμη λίστα ελέγχου που θα σε βοηθήσει να διασφαλίσεις τη συμμόρφωσή σου:

• Έλεγχος των δεδομένων σου: Μάθε τι έχεις και πού το αποθηκεύεις.

• Έλεγχος νομιμότητας: Αξιολόγησε αν είναι νόμιμο να συλλέγεις και να χρησιμοποιείς τα δεδομένα.

• Λήψη κατάλληλης συναίνεσης: Χρησιμοποίησε σαφή γλώσσα και απόφυγε τα προεπιλεγμένα κουτάκια.

• Διαφάνεια: Κοινοποίησε την πολιτική απορρήτου σου.

• Σεβασμός στα ατομικά δικαιώματα: Οι άνθρωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση, να διορθώσουν ή να διαγράψουν τα δεδομένα τους.

• Εκπαίδευση προσωπικού: Όλοι πρέπει να κατανοούν τα βασικά για την προστασία δεδομένων του GDPR.

Διατήρησε την επιχείρηση και τα δεδομένα σου ασφαλή

Η συμμόρφωση με τον GDPR είναι κρίσιμη ως μέρος μιας ισχυρής στρατηγικής προστασίας δεδομένων. Οι SMEs πρέπει επίσης να επενδύσουν σε ισχυρές πολιτικές κυβερνοασφάλειας και στην εκπαίδευση του προσωπικού.

Η κατανόηση του τι θεωρείται προσωπικό δεδομένο βάσει του GDPR και το να γνωρίζεις για πόσο καιρό μπορεί να αποθηκευτεί, βοηθά στο χτίσιμο εμπιστοσύνης με το πελατολόγιό σου.

Αν θέλεις υποστήριξη για τη στρατηγική προστασίας δεδομένων σου, οι V-Hub Digital Advisers μας είναι εδώ για να σε βοηθήσουν.